Circular 265 IMPARTE INSTRUCCIONES SOBRE IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL

IMPARTE INSTRUCCIONES SOBRE IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL

    Núm. IF/265.- Santiago, 26 de mayo de 2016.

    Esta Intendencia, en ejercicio de las atribuciones que le confiere la ley, en especial, lo dispuesto en los artículos 110 Nº 2, 114 y 155 todos del DFL Nº 1, de 2005, del Ministerio de Salud, y en virtud de lo prescrito por el artículo 12 de la ley Nº 18.196, relativo a los trabajadores regidos por el Estatuto Administrativo; el artículo único de la ley Nº 19.117, sobre funcionarios municipales y profesionales de la educación y el artículo 19 de la ley Nº 19.378, referente al personal de salud primaria municipal, conjuntamente con las instrucciones emitidas por esta Superintendencia y la Superintendencia de Seguridad Social, respecto a los subsidios por incapacidad laboral y convenios de pago entre isapres y empleadores privados, ha estimado pertinente impartir las siguientes instrucciones.

    I. INTRODUCCIÓN

    Conforme a las disposiciones contenidas en las leyes números 18.834, 18.883, el DFL Nº 1, de 1996, del Ministerio de Educación -que fija el texto refundido de las leyes Nº 19.070, Nº 19.378 y Nº 19.464- durante el período de licencia médica de un funcionario, este último continuará gozando del total de sus remuneraciones.

    Por su parte, las entidades públicas, en razón de las leyes Nº 18.196, Nº 19.117 y Nº 19.378, podrán recuperar la parte de los desembolsos incurridos por este concepto equivalente al Subsidio por Incapacidad Laboral (SIL) que le habría correspondido al trabajador, de haberse encontrado afecto a las disposiciones del DFL Nº 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

    Las isapres deben reembolsar por este concepto a los empleadores de los funcionarios públicos, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentación del cobro respectivo, las sumas que correspondan. Las cantidades que no se paguen oportunamente se reajustarán y devengarán interés corriente.

    Por su parte, las entidades públicas, para solicitar a las isapres los pagos o devoluciones por concepto de subsidios, a propósito de los períodos de incapacidad laboral, disponen del plazo de 5 años, establecido en el artículo 2515 del Código Civil, todo lo anterior, en concordancia con los pronunciamientos emitidos por la SUSESO y la Contraloría General de la República.

    En el ámbito de los convenios de pago de subsidios por incapacidad laboral que las isapres celebren con los empleadores privados, en uso de la facultad que les confiere el artículo 19 del DFL Nº 44, de 1978, se deberá tener presente que dicha facultad no puede hacerse extensiva al pago de las cotizaciones, pues tal obligación no es delegable, conforme a lo dispuesto en el artículo 195 del DFL Nº 1, y consecuente con lo expresado en el artículo 22 del citado DFL Nº 44 y el artículo 17 del DL Nº 3.500, de 1980.

    Cabe hacer presente que en los convenios de pago de subsidios por incapacidad laboral con empleadores privados, el obligado primero y natural al pago del subsidio -como lo ha instruido esta Superintendencia- es el organismo pagador, en este caso, la isapre.

    En cuanto al plazo de prescripción aplicable para la solicitud del reembolso, corresponde igualmente a 5 años.

    II. OBJETIVO

    Procurar el oportuno reintegro por parte de las isapres de los montos adeudados a las instituciones del sector público y empleadores privados en convenio por concepto de Subsidios por Incapacidad Laboral de sus trabajadores, mediante la implementación de un procedimiento que proporcione información clara y agilice el cobro y respectivo pago de dichas sumas, dentro del plazo de los diez (10) primeros días del mes siguiente a aquél en que se haya ingresado la presentación del cobro respectivo, según corresponda.

    III. MODIFICA LA CIRCULAR IF/Nº 131, DEL 30 DE JULIO DE 2010, QUE CONTIENE EL COMPENDIO DE NORMAS ADMINISTRATIVAS EN MATERIA DE PROCEDIMIENTOS

    Agrégase al Capítulo VI "Procedimientos Operativos de las Isapres" un Título IX denominado "Procedimiento de devolución de Subsidios por Incapacidad Laboral a empleadores", en la forma que se indica a continuación:

    "Mecanismo dispuesto para la devolución y pago de los Subsidios por Incapacidad Laboral del Sector Público y los Convenios de Pago de subsidios con empleadores privados"

    Con el objeto de mantener información permanentemente actualizada a disposición de los empleadores públicos y privados que hayan suscrito convenios de pago de SIL, las isapres deberán elaborar mensualmente un registro o inventario pormenorizado sobre la cuenta subsidios por incapacidad laboral, el que incluirá todos aquellos subsidios afectos a garantía de acuerdo al Informe Complementario para el Cálculo de Indicadores Legales de Garantía, Patrimonio y Liquidez que se remite mensualmente.

    Dicho inventario se erigirá como una herramienta de uso complementario al procedimiento tradicional de cobro para las entidades requirentes del pago y deberá estar disponible para su consulta, de manera que su empleo permita efectuar la solicitud del reembolso de los subsidios, especialmente de aquellas sumas adeudadas que aún no han sido presentadas a cobro.

    a. Componentes del inventario derivado de la cuenta Subsidios por pagar

    Este inventario parcializado contendrá los subsidios que corresponde pagar a las instituciones empleadoras del sector público y a las empresas privadas con convenio de pago, en el período que se esté informando -proceso normal de pagos- y/o todas aquellas sumas provenientes de otros períodos que estén pendientes de cobro, indistintamente del medio de pago utilizado y/o la cuenta contable en que la isapre esté registrando tal obligación. Se incluirán los documentos de ejercicios anteriores, que no han sido presentados a cobro dentro de los plazos de caducidad correspondientes y cuyo plazo general de prescripción definido en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil no se haya extinguido. La información comprendida en el inventario parcializado de la cuenta, debe ser consistente y fiable de manera que tendrá que someterse a permanente actualización, debiéndose rebajar los montos que se encuentren cobrados y pagados en cada ejercicio, así como también, representar cualquier tipo de ajuste fundamentado que se haya realizado producto de movimientos que afecten a las partidas que lo constituyen.

    b. Aplicación Web

    Este inventario mensual constituirá la base de datos para conformar una aplicación que las isapres tendrán que diseñar e implementar en su página web institucional a modo de servicio de consulta. Su funcionalidad deberá permitir el ingreso con la autenticación mediante el RUT de las empresas privadas con convenio de pago y de las instituciones empleadoras del sector público, de manera tal, que se desplieguen todos los montos pendientes de pago asociados al RUT ingresado en particular y con el nivel de detalle que se menciona en la presente instrucción.

    El acceso a la información deberá ser de manera fácil y expedita, no obstante lo anterior, las isapres deberán tomar todas las medidas de seguridad de la información, respecto a los datos que se consignen en tal registro y en relación a la aplicación que se desarrolle. Asimismo, deberán considerar todos los aspectos técnicos tendientes a mantener siempre disponible esta información. La aplicación dispuesta deberá permitir el acceso al empleador mediante el link establecido en la página dispuesta por la isapre, a través de la obtención de una clave privada de acceso, que será de uso exclusivo de este último, a fin de velar por el efectivo resguardo de la seguridad de la información allí contenida, advertencia que deberá constar por escrito, en el formulario de solicitud o instrucciones de uso que emplee la isapre para la debida autenticación del empleador. Lo señalado, sin perjuicio de las medidas de seguridad que sean aplicadas en las etapas de solicitud y pago según corresponda.

    De contar las instituciones de salud con un servicio o aplicación de similares características instalado en su página web, deberán adaptarlo de manera que pueda cumplir con los requisitos mínimos de contenido de la información que determine esta Superintendencia, los cuales se disponen en el punto c).

    La publicación en el sitio institucional de las isapres será mensual, el último día hábil del mes siguiente a cada cierre contable, debiendo cuadrar la base de su contenido exactamente con el Informe Complementario que corresponda a cada ejercicio. A modo de ejemplo, la información con los saldos contables del mes de abril que se reporta en el Informe Complementario enviado hasta el último día de mayo, deberá estar disponible en la página web de la isapre el 31 de mayo de 2016 o el día hábil siguiente, si este último fuera sábado, domingo o festivo.

    La isapre podrá complementar la información que publique, con los antecedentes en línea de que disponga, permitiendo de esta manera conciliar la información actualizada dirigida a los usuarios de la aplicación, con aquella que se envíe a la Superintendencia, referida en el punto d) de la presente instrucción, lo que deberá quedar expresamente detallado para efectos de fiscalización.

    c. Información que debe contener la base de datos de consulta (aplicación Web)

    La información a consignar en el inventario de consulta, considerará como mínimo los siguientes campos:

-    RUT destinatario del Pago

-    DV destinatario del pago

-    Razón social destinatario del pago

-    RUN de afiliado

-    Número de la licencia

-    Número de documento (en caso de documentos caducados)

-    Monto a pagar ($) individualizado por RUN afiliado y número de licencia

-    Número o correlativo interno y fecha de solicitud, en el evento que la isaprResolución IF/262, SALUD
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D.O. 27.07.2016e capture este dato. Cuando no se haya presentado solicitud de cobro deberá señalar textualmente "Pendiente de Solicitud".

    Adicionalmente, las instituciones de salud deberán implementar en la misma aplicación, una vez realizada la consulta, la posibilidad de cobrar parcialmente o en su totalidad los montos adeudados que allí se presentan mediante una solicitud de pago directa cursada a través del mismo medio electrónico, empleando para ello, un formato de petición que deberá permitir que la entidad requirente del pago se identifique, consignando su razón social y RUT, debiéndose acompañar además, un texto tipo que indique expresamente que el empleador que se individualiza está "solicitando formalmente" el cobro del o los subsidios dispuestos para su reembolso. Este medio de consulta complementariamente deberá permitir que el empleador requirente, en caso que existan discrepancias con el listado de subsidios adeudados que pone a su disposición la isapre, pueda adjuntar o cargar un archivo con el detalle o las presentaciones que respaldan su solicitud. Se deberá adjuntar en la ubicación o sitio que se ha dispuesto para agregar el archivo, un texto que especifique el contenido mínimo de este último, el que deberá contar con la identificación del afiliado (RUN y Nombre) y de la licencia que se está adeudando.

    Finalmente, la información desplegada no obsta que los usuarios puedan solicitar por cualquier medio a la isapre y ella a su vez disponer de la información complementaria necesaria, para aclarar los pagos de subsidios y cotizaciones previsionales en cualquier situación individual que le sea requerida, más aún si surge la necesidad de aportar antecedentes adicionales de ambas partes o de resolver diferencias que no se podrán tramitar mediante la aplicación web.

    Las diferencias que surjan no podrán suspender o impedir la solicitud del pago de aquellos subsidios que el empleador ha identificado en el listado de la aplicación y sobre los cuales tiene certeza. En este mismo sentido, ella deberá permitir al requirente del subsidio efectuar algún tipo de selección, marca de clase o identificación de las licencias sobre las que solicitará el pago, en el intertanto se resuelven las diferencias que pudiesen surgir respecto del estado en que se encuentran otros reembolsos de subsidios.

    Este mecanismo deberá contemplar expresamente la opción de retirar las sumas adeudadas de manera presencial en las sucursales de la isapre o bien mediante transferencia electrónica, en cuyo caso se deberá considerar una modalidad de ingreso de los datos necesarios para poder llevar a cabo el traspaso, como por ejemplo, nombre de la entidad bancaria, número de la cuenta bancaria institucional, correo electrónico del empleador para contacto y posterior envío de las liquidaciones de pago de subsidio, etc.

    Cuando se opte por el pago del monto adeudado mediante transferencia electrónica, esta opcióResolución IF/262, SALUD
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D.O. 27.07.2016n deberá contemplar un texto tipo, para que quede de manifiesto la declaración mediante la cual el empleador autoriza expresamente el reembolso a través del depósito en la cuenta corriente que éste designe.

    Las isapres deberán conservar el registro de la confirmación de la transferencia electrónica efectuada exitosamente, así como del envío de la liquidación de subsidios respectiva, que permita acreditar el cumplimiento del pago del subsidio adeudado.

    En caso que la devolución sea requerida vía presencial, en una de las sucursales de la isapre, se deberá incluir como parte de las instrucciones, un texto tipo que indique de manera clara y resumida el procedimiento dispuesto para hacer efectivo el cobro, así como el medio de pago a emplear y lugares habilitados para el retiro del reembolso.

    Aquellos montos que se hayan dispuesto para la consulta y reembolso de los empleadores públicos y privados con convenios de pagos y, que aun así, no han sido cobrados, dando como resultado sumas pendientes de devolución, deberán ser parte integrante del inventario hasta que se solicite su reembolso. El ejercicio consistente en el reproceso de estas sumas pendientes, deberá efectuarse por un período de 5 años, correspondiente al plazo general de prescripción definido en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil.

    d. Información requerida por la Superintendencia

    Las isapres deberán enviar a esta Superintendencia mensualmente, un archivo actualizado de los inventarios correspondientes a los cheques o documentos caducados por subsidios y los subsidios por pagar. Esta información deberá ser la misma del inventario instruido en los puntos precedentes, debiendo respaldar y cuadrar con los saldos obtenidos de la contabilidad que se detallan en el Informe Complementario mensual y que forman parte de la garantía.

    El inventario operativo de la cuenta, incluirá las sumas cuyo plazo general de prescripción definido en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil no se haya extinguido.

    El archivo solicitado deberá incluir la siguiente información:

-    RUT destinatario del Pago

-    DV destinatario del pago

-    Razón social destinatario del pago

-    Monto en pesos del subsidio adeudado

-    Tipo destinatario del pago (Empleador Público en convenio, Empleador Privado en convenio) y,

-    Clasificación del monto adeudado según su fuente o cuenta de origen (subsidios por pagar o cheques caducados SIL por pagar).

    Las Instituciones de Salud previsional deberán adoptar las medidas para garantizar la calidad, consistencia e integridad de la información contenida en el archivo que remitirán a este Organismo de Control, actualizando y revisando su información al cierre de cada periodo contable que reporta.

    El archivo correspondiente a estos inventarios deberá confeccionarse de acuerdo a las especificaciones que se presentan a continuación y deberá ser enviado a la Superintendencia a través de la red privada denominada Extranet, hasta el último día hábil del mes siguiente al que se informa o bien, el día hábil siguiente en caso que dicha fecha corresponda a un día sábado o festivo.

    - Información Financiera

    1. Subsidios por Pagar

    La isapre deberá reportar mensualmente la información sobre la distribución del Ítem Nº 19, del Informe Complementario sobre el detalle de los subsidios por incapacidad laboral adeudados, de acuerdo al siguiente detalle:

    En el caso de los estados financieros trimestrales se complementará el envío de esta nota, con el detalle de los costos por subsidios y su distribución de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente y deberá remitirse una copia junto con el Informe Complementario, además de completar el formulario disponible en la extranet. 2. Documentos caducados Se deberá incorporar mensualmente un detalle de los documentos caducados por concepto de subsidios que se informan en la Nota Adjunta Nº 1 del Informe Complementario de acuerdo al siguiente contenido:

    La información deberá remitirse en una copia junto con el Informe Complementario, además de completar el formulario disponible en la extranet. 3. Prescripciones Contables de subsidios Se deberá incorporar mensualmente un detalle de los subsidios por incapacidad laboral que han sido prescritos contablemente independientemente del estado o fuente de la información (subsidios por pagar o documentos caducados) de acuerdo al siguiente detalle:

   

    IV. DISPOSICIONES TRANSITORIAResolución IF/262, SALUD
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D.O. 27.07.2016S

    La isapre a más tardar el 2 de noviembre de 2016, a modo de verificación, deberá remitir a este Organismo de Control la ubicación o dirección de acceso a la aplicación desarrollada en su página web institucional, con la información que tenga disponible hasta ese momento. Para facilitar la etapa de prueba, así como el monitoreo permanente por parte de esta Superintendencia, la institución de salud previsional deberá asignar una clave con permiso restrictivo, destinada sólo a la lectura de los datos que se despliegue en dicha aplicación.

    Se deberá acompañar además, un manual de uso y/o impresiones de pantalla alusivas a la demostración de su funcionamiento, explicando claramente la forma en que opera la misma junto con un archivo Excel que contenga 10 casos de prueba susceptibles de validar en la aplicación, de acuerdo a los campos definidos en el archivo de la letra d).

    V. VIGENCIA

    La presente circular entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

    No obstante lo anterior, el primer envío a la Superintendencia del inventarío de la cuenta Subsidio por pagar, conformado por el inventario correspondiente a los cheques o documentos caducados por subsidios y a los subsidios por pagar a empleadores públicos y privados con convenio, se efectuará el 2 de enero de 2017, y deberá representar los saldos contables correspondientes a dichas cuentas, que forman parte del Informe Financiero Mensual de noviembre de 2016.

    En lo que respecta a la habilitación del servicio de consulta de subsidios pendientes de cobro, ubicada en el portal web de las isapres, deberá encontrarse operativo a contar del 2 de enero de 2017, conforme a las especificaciones mínimas a que se hace referencia en la letra c) de la presente circular.

    Nydia Contardo Guerra, Intendente de Fondos y Seguros Previsionales de Salud.